معرفی معاونیت امور محصلان
معاونیت امور محصلان در تشکیلات اداری موسسه تحصیلات
عالی پیشگام زیر نظر معاونت علمی – تدریسی فعالیت دارد این بخش حیثیت اولین دروازه
ورودی برای دانشجویان در موسسه را دارا هست.
تمامی
دانشجویان از طریق این اداره جذب و به دانشکده‌ها معرفی می‌گردد و در طی دوران
تحصیل تمام فعالیت‌های آموزشی دانشجویان در این اداره ثبت ارزیابی گردیده در آخر
هرسال از طریق این اداره به معاونت علمی تدریسی، دانشکده‌ها گزارش می‌گردد.
ساختار
تشکیلاتی معاونیت امور محصلان
الف- بخش پذیرش
ب- بخش آموزشی
ج-
د بخش آرشیف و دیتابیس
د- دربخش پرنت دیپلوم ها
خدمات
معاونیت امور محصلان
الف
در بخش پذیرش:
- ثبت‌نام و تشکيل پرونده داوطلبان بر مبناي مقررات و آيين‌نامه‌هاي
مصوب داخلی و قانون وزارت تحصیلات عالی و پاسخ‌گويي به سوا لات داوطلبان و
مراجعین در مورد کانکور؛
- تمهيد مقدمات براي برگزاري جلسات امتحانات کتبي و نظارت
برگزاری امتحان کانکور؛
- اعلام نتایج و اطلاعیه ثبت‌نام و تکمیل پرونده؛
- معرفی دانشجویان به دانشکده های مربوطه؛
- ثبت و آرشیف پرونده دانشجویان در دیتابیس و آرشیف،
- تهيه گزارش‌هاي لازم براي ارائه
به مراجع مافوق.
ب :
در بخش آموزشی:
- اختصاص و اعلام کد دانشجویی برای دانشجویان ورودی جدید؛
- تنظيم كارت هویت تحصیلی دانشجويان، تأييد و توزیع آن‌ها؛
- برنامه‌ریزی، نظارت و انجام هماهنگي‌هاي لازم جهت برگزاري
امتحانات سمستر؛
- صدور کارت امتحان حاوی برنامه امتحانی شماره چوکی و محل
برگزاری امتحان؛
- انجام امور مربوط به صدور گواهی اشتغال به تحصیل، معرفی‌نامه
و سایر مکاتبات برای نهادها، سازمان‌ها به محصلان؛
- انجام ساير امور طبق تشخيص و
ارجاع معاون علمی تدریسی.
ج: د ربخش آرشیف و دیتابیس:
- فراهم نمودن آرشیف و مرکز اسناد جهت نگهداري سوابق تحصيلي
کليه محصلان؛
- نگهداری کلیه مدارک تحصیلی و نامه‌های محصلان در پرونده
های آن و پیگیری، تکمیل مدارک لازم؛
- ثبت و نگهداری کلیه اطلاعات لازم در پرونده دانشجویان در
طول تحصیل مانند تعجیل، تبدیل، احکام کمیته‌ها، تعهدنامه ها، انصراف از تحصیل
و غیره؛
- دریافت شقه‌های امتحانات در پایان هر سمستر و در موعد
مقرر از دانشکده‌ها، نگهداری آن‌ها و ثبت در پایگاه اطلاعاتی؛
- پاسخ‌گویی به مراجعات محصلان و اعلام وضعیت تحصیلی کلی در
چارچوب مقررات و اطلاعات مجاز؛
- تهیه گزارش کامل، دقیق و واضح از وضعیت تحصیلی سمستروار
دانشجویان جهت ارسال به وزارت تحصیلات عالی؛
- تلاش در جهت بروز آوری مستمر اطلاعات پایگاه اطلاعاتی و افزایش
دقت، جامعیت، سرعت و امکان گزارش‌گیری‌های مختلف؛
- انجام سایر وظایفی که به تشخیص
معاونت علمی – تدریسی به این واحد محول می‌شود.
د: دربخش
پرنت دیپلوم ها
1.
پرنت و طی مراحل اسناد تحصیلی محصلان در داخل پوهنتون
2.
تهیه گزارش اسناد پرنت شده و ارایه آن به معاونیت امور محصلان
3.
نگهداری بخش از اوارق دیپلوم و ترانسکرپت
4.
پرنت نسخه نهایی کتاب های اساس، سمستروار و
فارغان
5.
نگهداری اوراق باطل شده دیپلوم ها و ترانسکرپت
ها
- اطلاع
و توزیع ترانسکریپ تحصیلی سمستروار برای دانشجویان جهت اطلاعات از وضعیت
تحصیلی خویش؛